Wenn der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht an den Arbeitnehmer delegiert, bleibt er jedoch für Anleitung und Kontrolle zuständig. Wenn der Arbeitgeber die Arbeitszeitaufzeichnungen (z.B. mittels Zeiterfassungssystem) selbst führt, hat der Arbeitnehmer das Recht, diese einzusehen.

In welcher Form sind die Arbeitsaufzeichnungen zu führen?

Eine bestimmte Form der Aufzeichnungen sieht der Gesetzgeber nicht vor. Die Aufzeichnungen können händisch oder elektronisch geführt werden. Je Kalendertag sind täglich die Arbeitszeiten inklusive der Ruhezeiten mit Beginn und Ende aufzuzeichnen (ein wöchentlicher oder monatlicher Dienstplan ist nicht ausreichend). Arbeitnehmer wie z.B. Außendienstmitarbeiter, die ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können und auch ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen, können vereinfacht die Dauer der Tagesarbeitszeit aufzeichnen.

Für welche Arbeitnehmer sind Arbeitsaufzeichnungen zu führen?

Aufzeichnungen sind zu führen für Arbeitnehmer mit fixen oder flexiblen Arbeitszeiten, für Teilzeitbeschäftigte (auch geringfügig Beschäftigte) und auch für Arbeitnehmer mit All-in-Vereinbarungen und mit Überstundenpauschalen.

Welche Konsequenzen haben mangelhafte Aufzeichnungen?

Bei fehlenden oder mangelhaften Arbeitszeitaufzeichnungen können Verwaltungsstrafen von € 20,00 bis € 1.815,00 je Arbeitnehmer verhängt werden. Auch können bei fehlenden Arbeitszeitaufzeichnungen Sozialversicherungsbeiträge entsprechend der Bezüge, die auf den dann geschätzten Arbeitszeiten beruhen, vorgeschrieben werden. Auch der Nachweis für lohnsteuerbegünstigte Zuschläge wie für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit kann mit diesen Aufzeichnungen geführt werden. Sind keine oder nur mangelhafte Aufzeichnungen vorhanden, so gelten für Überstunden nicht mehr die kollektivvertraglichen (meist kürzeren) Verfallsfristen, sondern die allgemeine dreijährige Verjährungsfrist.

Stand: 13. April 2010